把Email當(dāng)作最好的“省時”工具

電子郵件是個好東西，它為我們?nèi)粘９ぷ魃钐峁┝藰O大的便利，但如果你每天收到上百封的郵件，塞爆你的郵箱，讓你花費大量的時間去處理這些郵件，你還會這么想嗎？

一位從事出版的朋友曾經(jīng)這樣描述自己黃金周長假歸來的場景：“長假回來的第一天，赫然發(fā)現(xiàn)自己的郵箱中躺著628封郵件，其中未讀郵件占了239條。再看看當(dāng)天的工作安排，一共需要參加4個會議，會開完已經(jīng)下午4點了，這些郵件也就只能等到4點之后再處理。突然想起來，節(jié)前有一封重要的郵件需要馬上處理，開會的時候也要用到那封郵件里的資料，但是翻了老半天也翻不到，同事卻已經(jīng)在旁邊催著作會議準(zhǔn)備了。

這種場景相信很多辦公一族都有深刻的體會。本來電子郵件是用來省事兒的，結(jié)果卻往往會因此而誤事兒。

學(xué)會清理你的郵箱

讓我們來仔細(xì)算一筆賬：如果我們每天收到50封郵件，發(fā)送20封郵件（通常一個有3年職場經(jīng)歷的人都會積累到這個郵件收發(fā)數(shù)量），也就是說我們每天一共會處理70封郵件。每年的工作天數(shù)大概有240天，這也意味著每年要處理16800封郵件。

每天處理70封郵件，按照每封2分鐘時間來算，要花140分鐘。現(xiàn)在，將16800封郵件乘以2分鐘，也就是說我們每年花在處理郵件的時間有33600分鐘，相當(dāng)于560個小時。每天的工作時間有8小時，等于每年要花70天的時間來收發(fā)郵件，幾乎等同于4個月的工作日!仔細(xì)琢磨琢磨那些你收到?jīng)]有重點、拐彎抹角、又臭又長的郵件吧，如果說我們要花1/3的時間在這些廢話連篇的郵件上，那么在我們的職業(yè)生涯中，每年至少會浪費1個月的時間在毫無意義的事情上面。

電子郵件是最適合傳遞那些單純利用文字就能夠完整表達(dá)意思的信息了，雖然電子郵件方便了職場中人與人的溝通，但同時也耗費了我們的時間。處理不必要的電子郵件會讓職場一族們無法專心于眼前的工作，還分分鐘產(chǎn)生更多的額外工作。